Obsługa prawna spółek

Chociaż co do zasady rozliczenie subwencji z PFR następuje po upływie 12 miesięcy licząc od pierwszego pełnego miesiąca po dacie jej udzielenia, to na beneficjencie programu „Tarcza Finansowa PFR dla Małych i Średnich Firm” ciążą pewne obowiązki, z których należy się wywiązać do dnia 31 grudnia 2020 r. Ich wypełnienie jest o tyle istotne, że w przypadku niedostarczenia dokumentów, o których mowa poniżej, przedsiębiorca będzie zobowiązany do zwrotu całości subwencji niezależnie od spełniania warunków do zwrotu subwencji w mniejszej wysokości.  

Powinnością beneficjentów programu jest dostarczenie do końca roku:

1. dokumentów potwierdzających, że wszystkie osoby, które składały w imieniu przedsiębiorcy dokumenty związane z udzielaniem subwencji były umocowane do reprezentowania beneficjenta.

Dotyczy to m.in. osób, które składały wniosek, podpisywały umowę subwencji, czy składały odwołania. Należy mieć jednak na uwadze, że obowiązek ten ma zastosowanie jedynie do podmiotów, które faktycznie uzyskały wsparcie finansowe w efekcie podjętych czynności. albo

2. oświadczenia o potwierdzeniu związania przez beneficjenta umową subwencji finansowej oraz wszystkimi oświadczeniami złożonymi w imieniu beneficjenta w związku z procesem uzyskiwania środków z PFR.

 

Skąd wiedzieć, jakie dokładnie dokumenty przygotować?

Zakres wymaganych dokumentów zależał będzie od sytuacji danego przedsiębiorcy, a w szczególności od formy prowadzonej działalności i rodzaju reprezentacji, a także od tego, kto występował w imieniu podmiotu w postępowaniu o udzielenie wsparcia. W zależności od sytuacji beneficjenta konieczne może być złożenie informacji odpowiadającej odpisowi pełnemu z KRS lub wyciąg z CEIDG, pełnomocnictwa albo odpowiedniego oświadczenia. Jeśli dokumenty podpisywała i składała osoba upoważniona do samodzielnego działania w imieniu beneficjenta (tj. była to osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą lub osoba uprawniona do jednoosobowej reprezentacji spółki), wystarczające będzie złożenie dokumentów potwierdzających ten fakt tj. odpowiednio wyciągu z CEIDG lub wydruku informacji z CI KRS. Jeśli z kolei w imieniu przedsiębiorcy w toku uzyskania subwencji występowała osoba, która nie była uprawniona do samodzielnego występowania w jego imieniu, zakres wymaganych dokumentów będzie szerszy. Sytuacja taka będzie miała miejsce wówczas, gdy w toku postępowania dokumenty podpisywał bądź składał jeden z członków zarządu w sytuacji, gdy do występowania w imieniu spółki wymagana jest reprezentacja łączna. Powinność złożenia dodatkowych dokumentów wystąpi również wtedy, gdy o subwencję występowała m.in. księgowa, posiadająca dostęp do bankowości internetowej przedsiębiorcy. Na potwierdzenie prawidłowego umocowania osób występujących w imieniu przedsiębiorcy w toku postępowania o uzyskanie wsparcia należy złożyć pełnomocnictwo podpisane zgodnie z zasadą reprezentacji przedsiębiorcy. Bardzo ważne jest, że umocowanie takie powinno zostać udzielone jeszcze przed podpisaniem/złożeniem dokumentów w toku postępowania i powinno zostać dokonane w szczególnej formie tj. z podpisem/ami notarialnie poświadczonymi. Nie jest zatem możliwe przygotowania pełnomocnictwa dopiero w chwili przygotowania do wypełnienia obowiązków, o których mowa w niniejszym materiale. W przypadku braku pełnomocnictwa, o którym mowa powyżej alternatywą jest złożenie oświadczenia retrospektywnego, w którym  beneficjent potwierdza zawarcie umowy subwencji oraz złożenie innych dokumentów w toku uzyskiwania wsparcia. W takim oświadczeniu przedsiębiorca potwierdza, że jest związany umową subwencji oraz wszystkimi oświadczeniami złożonymi wcześniej w imieniu w toku uzyskiwania wsparcia z PFR. Jednocześnie przedsiębiorca zobowiązany jest do zrzeczenia się prawa do odwołania tego oświadczenia w okresie obowiązywania umowy. Zarówno w odniesieniu do pełnomocnictwa, jak i oświadczenia należy pamiętać, że muszą być podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji przedsiębiorcy. Dodatkowo waz z pełnomocnictwem czy oświadczeniem, na potwierdzenie uprawnienia osób podpisujących te dokumenty do reprezentacji przedsiębiorcy, należy złożyć aktualny wyciąg z CEIDG lub wydruk informacji z CI KRS. Wskazać należy dodatkowo, że w razie zmiany reprezentacji spółki w okresie od udzielenia pełnomocnictwa, konieczne jest przedłożenie pełnego (a nie aktualnego) odpisu, potwierdzającego umocowanie do występowania w imieniu spółki w dniu sygnowania lub składania dokumentów.

Jak prawidłowo przygotować wymagane dokumenty?

  Zarówno wzór pełnomocnictwa, jak i oświadczenia retrospektywnego stanowią załącznik do Regulaminu ubiegania się o udział w programie rządowym „Tarcza Finansowa PFR dla małych i średnich firm. Można pobrać je ze strony https://pfrsa.pl/ Dodatkowo wzory takich dokumentów powinny zostać już przesłane beneficjentom przez bank, za pośrednictwem którego przedsiębiorca wnioskował o dofinansowanie. Choć forma przygotowana przez PFR nie jest najbardziej czytelna, należy zalecić posługiwanie się tymi wzorami dla uniknięcia stwierdzenia braków formalnych w razie kontroli. Należy jednak mieć na uwadze, że składane do 31 grudnia 2020 r. pełnomocnictwa powinny być przygotowane jeszcze przed przystąpieniem do uzyskiwania subwencji. Istnieje zatem duże prawdopodobieństwo, że dokumenty, którymi posługiwali się przedsiębiorcy zostały uprzednio przygotowane w innej, niż sugerowana przez PFR formie. Należy uznać, że jeśli pełnomocnictwo zawiera wszystkie niezbędne elementy, powinno zostać zaakceptowane przez PFR. W tym celu należy jednak każdorazowo przeprowadzić analizę udzielonego wcześniej pełnomocnictwa w zakresie jego treści i złożenia podpisów w wymaganej formie (podpis notarialnie poświadczony). Gdyby taki dokument nie spełniał wymagań formalnych PFR, zalecanym jest złożenie odpowiedniego oświadczenia potwierdzającego związanie umową subwencji.

Jak złożyć dokumenty?

  Najwygodniejszą formą wydaje się przygotowanie dokumentów w formie elektronicznej oraz ich przesłanie dokumentów przez system bankowości elektronicznej. Wówczas w zakresie pełnomocnictwa i oświadczenia wymagane jest, by były opatrzone kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. W sytuacji braku takiego podpisu, warto rozważyć jego uzyskanie, zwłaszcza w dobie epidemii i gwałtownej cyfryzacji postępowań. Informacje na ten temat można znaleźć na stronach biznes.gov.pl  https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawy-urzedowe/chce-zalatwic-sprawe-przez-internet/podpis-kwalifikowany#2 Dopuszczalne jest również złożenie dokumentów w formie papierowej. W takim wypadku pełnomocnictwa i oświadczenia powinny być sporządzone z podpisami notarialnie poświadczonymi. Dokumenty w wersji papierowej należy wysłać na adres wskazany do tego celu przez bank, który pośredniczył w uzyskaniu subwencji.