Obsługa prawna spółek
Compliance
Zapobiegnij ryzykom - compliance w przedsiębiorstwie
Współczesne środowisko biznesowe cechuje nieprzewidywalność i brak stabilności, czego dowód stanowią pojawiąjące się co jakiś czas – niemożliwe do przewidzenia – kryzysy czy też nagłe załamania gospodarcze, jak chociażby ten spowodowany pandemią koronawirusa.
Czy i w jaki sposób przedsiębiorcy mogą chronić się przed negatywnymi skutkami podejmowanych decyzji biznesowych? Tu właśnie z pomocą przychodzi compliance…Na początku warto wyjaśnić, co należy rozumieć pod tym pojęciem. Compliance to nic innego jak zapewnienie zgodności działalności (w tym przypadku przedsiębiorstwa) z normami, zaleceniami lub stosownymi praktykami w celu obniżenia ryzyka prawnego związanego z podejmowaniem decyzji biznesowych. Ryzyko stanowi immanentny element prowadzenia każdej działalności gospodarczej i może wynikać ze zmian legislacyjnych czy też zmian w zakresie linii orzeczniczej sądów lub organów administracji publicznej (czy też z wydarzeń o charakterze klęski żywiołowej). Na zmiany te nie mamy wpływu, dzieją się one niejako poza nami. Niemniej dotyczą w różnym stopniu każdego z przedsiębiorców, dlatego koniecznym jest dostosowywanie do nich struktur organizacyjnych oraz procedur funkcjonowania przedsiębiorstw. Stworzenie systemu ochrony opartego na wprowadzeniu regulacji mających na celu zapobieganie negatywnym konsekwencjom podejmowanych decyzji biznesowych jest kluczowe dla wyeliminowania lub przynajmniej ograniczenia sytuacji, w których zagrożone będzie dalsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a także możliwości odpowiedniego reagowania w sytuacjach kryzysowych. Modelowo funkcjonujące przedsiębiorstwo to takie, które posiada regulacje wewnętrzne oraz wsparcie prawne gwarantujące ochronę przed wszelkimi niebezpieczeństwami o charakterze zewnętrznym, także tymi niemożliwymi do przewidzenia. W realnym świecie, tak zmiennym i niestabilnym, taki model jest niezwykle trudna do osiągnięcia. Niemniej warto już dziś zastanowić się nad tym, jakie ryzyka może nieść prowadzona działalność gospodarcza oraz jak się przed nimi uchronić. Zadanie to wymaga w pierwszej kolejności kompleksowego audytu, m.in. pod względem struktury organizacyjnej, istniejących regulacji wewnętrznych czy procedur przepływu informacji obowiązujących w danej strukturze. Dopiero wnikliwa analiza zasad funkcjonowania danej organizacji pozwala ocenić ryzyka, z jakimi możemy mieć do czynienia i stworzyć odpowiednie narzędzia w celu ich uniknięcia lub zminimalizowania. Określenie ryzyk dotyczących działalności danego przedsiębiorstwa pozwala dostosować do jego profilu system zabezpieczeń. Procedura ta wymaga oczywiście specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. Compliance to holistyczne podejście do kwestii bezpieczeństwa przedsiębiorstwa, w każdym aspekcie jego działalności. Poza tworzeniem odpowiednich aktów prawa wewnętrznego, w szczególności regulaminów czy kodeksów oraz sprawdzaniem, czy tworzone w danej organizacji regulacje są zgodne z przyjętymi standardami, compliance pozwala również na uniknięcie czy minimalizację negatywnych konsekwencji popełnianych błędów poprzez sprawdzanie, czy wszystkie procesy w firmie są zgodne, nie tylko z prawem, ale i z innymi regulacjami – standardami, procedurami, rekomendacjami, praktykami rynkowymi, czy etyką. Tylko tak podejście do kwestii zgodności funkcjonowania przedsiębiorstwa z wszelkimi wymogami pozwala na budowanie bezpieczeństwa. Co więcej, compliance ma na celu również zarządzanie ryzykiem nieprawidłowości, nadużyć i związanymi z nimi skutkami finansowymi i reputacyjnymi. Tworzenie procedur, regulacji, szkolenia, akty wewnętrzne, systemy ochrony… Powstaje pytanie: czy warto? Przecież i bez tego przedsiębiorstwa mogą normalnie i bez przeszkód funkcjonować, więc skoro nie występują sytuacje zagrażające działalności przedsiębiorstwa – czy naprawdę konieczne jest opracowywanie dodatkowych systemów zabezpieczeń? Odpowiedź jest jednoznaczna: TAK. Zmieniający się nieustannie stan prawny, brak stabilności gospodarki, na którą wpływ mają sytuacje w żadnej mierze od nas niezależne, ciągła niepewność, a z drugiej strony: poważne, często nieodwracalne konsekwencje błędnych decyzji biznesowych, które mogą skutkować nawet odpowiedzialnością karną czy karnoskarbową właścicieli firm lub – w przypadku większych organizacji – managerów to właśnie obraz współczesnego świata biznesu. Oczywiście, im bardziej rozbudowana struktura danej organizacji, tym ryzyko to jest większe. Jedno jest pewne, jeśli nie zadbamy o odpowiednią ochronę dziś, jutro możemy zmierzyć się z sytuacją, która spowoduje konieczność poniesienia znacznych konsekwencji prawnych czy finansowych, nie wykluczając ogłoszenia upadłości przedsiębiorstwa. Prawidłowo wdrożony compliance zmniejsza natomiast ryzyko związane z sankcjami grożącymi podmiotom funkcjonującym niezgodnie z obowiązującymi regulacjami, przy czym warto zaznaczyć, że sankcje te są coraz bardziej dotkliwe. Stąd tak ważne jest, by zapobiegać, tak by można było uniknąć często bolesnego leczenia.
Anna Dolińska
Profesjonalizm
& Pasja